Vous êtes un(e) généalogiste professionnel(le)
Les généalogistes professionnels membres de la chambre syndicale des généalogistes de France peuvent, dans certaines conditions, avoir accès à certains documents non communicables selon les délais fixés par le Code du patrimoine.
Quels sont les documents auxquels les généalogistes professionnels peuvent avoir un accès facilité ?
La circulaire AD91-9 du 12 décembre 1991 fixe les conditions dans lesquelles les généalogistes professionnels peuvent avoir accès à des informations légalement non communicables.
Cette dérogation au principe général est en effet strictement encadrée et ne porte que sur les actes d’état civil et les documents fiscaux (fonds de l’Enregistrement…) non encore communicables.
Les documents n’appartenant pas à ces deux catégories (dossiers de pupilles de l’État, archives judiciaires…) sont communicables dans les mêmes conditions que pour n’importe quel citoyen.
L’accès aux minutes notariales non communicables (75 ans pour le cas général ou 100 ans si un mineur est le sujet principal de l’acte) nécessite une autorisation du président du tribunal de grande instance territorialement compétent.
Quels sont les documents à produire pour bénéficier de cette facilité ?
L’accès aux documents non communicables n’est pas un droit attaché à la profession. Cette facilité d’accès est en effet encadrée et diffère selon le type de document :
- État civil : l’autorisation de consultation est délivrée par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et un mandat ou une demande émanant d'un notaire, d'un organisme d'assurance ou de tout autre personne ayant un intérêt direct et légitime. L’autorisation délivrée par le SIAF est nominative (non cessible à un tiers) et valable pour l’ensemble du territoire et pour une durée de 4 ans. Elle donne droit à la reproduction des actes.
- Documents fiscaux : un mandat d’officier ministériel (notaire, avoué…), seul habilité à avoir accès à ce type d’information, est nécessaire.
En l’absence de pièce justificative (autorisation du SIAF ou mandat d'officier ministériel), la communication de tout document non communicable à un généalogiste professionnel est impossible.
Il peut naturellement faire une demande de dérogation dans les mêmes conditions que n’importe quel citoyen.
Lors de toute venue en salle de lecture ou de demande de recherche par correspondance, les Archives départementales demanderont aux généalogistes professionnels les pièces justificatives nécessaires.
La carte professionnelle ne donne pas un droit d’accès à ces documents.
Comment se font les recherches par correspondance ?
Les Archives départementales peuvent effectuer des recherches pour les généalogistes professionnels pourvu que les références fournies dans la demande soient précises et exactes. Ainsi, toute demande de déclaration de succession doit au moins mentionner les noms et prénoms du décédé ainsi que son dernier domicile ou son lieu de décès.
Les modalités de demande et les tarifs de reproduction sont les mêmes que pour les autres catégories de lecteurs.
Liens utiles
Textes de référence
>>> Circulaire MICC2237318C du 4 janvier 2023 relative à la procédure d’accès aux actes et registres d’état civil datant de moins de 75 ans par les généalogistes professionnels
>>> Instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009. Nouvelles dispositions en matière de versement et communication des archives notariales (minutes et répertoires)