Le récolement des archives communales

Le récolement consiste à vérifier la présence effective des archives devant être conservées par la commune. Il s'agit en particulier des documents :

- nécessaires au fonctionnement des services communaux

- permettant l'établissement des droits de la commune et de ses habitants

- importants pour la recherche historique.

A chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité, un procès-verbal de prise en charge doit être signé par le maire entrant et par le maire sortant, auquel le récolement des archives communales est annexé (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives municipales). Ce procès-verbal dégage la responsabilité du maire sortant et engage celle du maire entrant pendant la durée de son mandat, sur les documents figurant dans le récolement.

Le procès-verbal est établi en 2 exemplaires papier : l’un reste à la mairie et l’autre est remis au maire sortant. Il doit en outre être envoyé aux Archives départementales sous forme numérique (archives@departement-touraine.fr). 

Si la commune dispose d'un inventaire informatisé des archives communales, celui-ci peut être annexé au procès-verbal en guise de récolement, du moment que la présence effective des documents décrits a été vérifiée. Autre possibilité : télécharger le formulaire interactif que nous vous proposons ci-dessous.