Éliminer ou verser des archives
Éliminer des documents
Afin d’empêcher la destruction de documents qui présenteraient un intérêt pour la recherche historique, le code du patrimoine prévoit que toute élimination d’archives publiques est soumise à l’autorisation du directeur des Archives départementales.
Les sanctions en cas d’infraction à cette règle figurent au code pénal (art. 432-15 et suivants), et au code du patrimoine (art. 214-3 et suivants).
Certains documents peuvent cependant être éliminés sans formalité : doubles, brouillons, publications administratives, publicités.
A partir de quand des documents peuvent-ils être versés aux Archives départementales ?
Lorsque vos documents ont perdu toute utilité pour le fonctionnement de votre service, ils peuvent, dans la plupart des cas, être éliminés après visa par le directeur des Archives départementales du bordereau d'élimination que vous lui aurez envoyé.
Cependant, certains de vos documents présentent un intérêt pour la recherche historique et ne doivent en aucun cas être détruits.
Comment savoir si vos archives présentent un intérêt historique ?
Ces catégories de documents sont énumérées dans des instructions du service interministériel des Archives de France ou dans des tableaux de gestion d’archives que nous avons élaborés avec vous.
Dans tous les cas, le mieux est de prendre contact avec les Archives départementales pour déterminer ce qui peut être détruit et ce qui doit être versé. La liste des documents à verser sera établie dans un bordereau de versement.
Préparer un versement d’archives papier : les points-clés
- Pas de vrac : les documents doivent se présenter dans des dossiers rangés dans des boîtes.
- Ordonnez les boîtes d’après la logique de fonctionnement de votre service et numérotez les boîtes en partant de 1
- Si des boîtes ne sont pas en bon état, remplacez-les par des neuves.
Remplissez le bordereau descriptif des archives, qui se présente sous forme d'un fichier Excel (à télécharger en bas de cette page) comportant deux feuilles :
- la première sert à identifier votre service et à recueillir les signatures nécessaires
- la seconde sert à décrire les archives. Indiquez :
- dans la colonne 1 : le numéro de la boîte
- dans la colonne 2 : le contenu en quelques lignes précises
- dans la colonne 3 : l’année du document le plus ancien figurant dans la boîte et l'année du plus récent.
Envoyez le bordereau par mail à votre référent aux Archives départementales. Une fois qu'il l'aura validé, vous conviendrez avec lui de la date du transfert des documents. Un exemplaire contresigné du bordereau vous sera remis, à conserver précieusement.