Classer les archives
Le classement des archives est nécessaire au bon fonctionnement des services de la collectivité. Il permet également de répondre rapidement à la demande de communication d’un document faite par un administré.
Une affaire correspond à un dossier identifié de manière précise. Les trombones, ruban adhésif, élastiques ou chemises plastiques sont proscrits. Les doubles ou les brouillons sont éliminés régulièrement.
À la clôture du dossier, mettre en boîte archives et inscrire sur le côté les indications du contenu de la boîte, idéalement :
- l’objet (ressources humaines, finances, écoles…)
- l’action (formation, budget, conseil d’école…)
- la typologie (inscriptions, états des dépenses, comptes-rendus…)
- les dates extrêmes (2019 ou 2018-2020...)